Obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin liczy się od poprzedniego przeglądu (a dla nowej kasy - od fiskalizacji), a za jego przekroczenie naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę 300 zł. To jeden z tych obowiązków, o których łatwo zapomnieć, bo kasa działa i nic nie sygnalizuje.
Od 1 lipca 2025 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845), które zastąpiło wcześniejsze rozporządzenie z 2019 r. Kara pieniężna wynika z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT. Artykuł opisuje stan na sierpień 2026 r. - przy sprawach spornych warto potwierdzić szczegóły u swojego doradcy podatkowego.
Jak liczyć termin przeglądu
Zasada jest prosta: od daty ostatniego przeglądu odliczasz 2 lata i to jest ostateczny termin kolejnego. Dla nowego urządzenia punktem wyjścia jest data fiskalizacji, czyli rozpoczęcia pracy w trybie fiskalnym.
Przegląd wykonany wcześniej niż po dwóch latach jest dopuszczalny - i wtedy nowy termin liczy się od tego wcześniejszego przeglądu. Ma to praktyczne znaczenie, jeśli przy okazji awarii serwisant wykonuje również przegląd okresowy: cykl przesuwa się do przodu.
Datę kolejnego przeglądu wpisz do kalendarza z przypomnieniem na miesiąc wcześniej, a nie na ostatni dzień. Serwis ma 3 dni na wykonanie przeglądu od zgłoszenia, ale w szczycie sezonu (koniec roku, okres przedświąteczny) warto mieć zapas. Zgłoszenie w ostatniej chwili to najczęstsza droga do kary.
Kto może wykonać przegląd
Przegląd wykonuje podmiot prowadzący serwis kas, wpisany do wykazu prowadzonego przez właściwe organy, przez uprawnionego serwisanta. Nie jest to czynność, którą można wykonać samodzielnie ani zlecić dowolnemu informatykowi.
Po przeglądzie serwisant dokonuje wpisu do książki kasy - i to ten wpis jest dowodem wykonania obowiązku. Książkę kasy przechowuje się przez cały okres użytkowania urządzenia i okazuje na żądanie organu.
Serwis ma 3 dni na wykonanie przeglądu od dnia zgłoszenia przez podatnika. Jeśli więc zgłoszenie nastąpiło w terminie, a serwis się spóźnił, sytuacja wygląda inaczej niż przy zwykłym przeoczeniu - warto zachować potwierdzenie daty zgłoszenia.
Co obejmuje przegląd
Przegląd to nie formalność ani „przybicie pieczątki”. Serwisant sprawdza między innymi:
- stan plomb kasy i zgodność z zapisami w książce kasy,
- program pracy kasy i program do odczytu pamięci - ich zgodność z zapisem w pamięci fiskalnej,
- poprawność działania kasy, w tym wystawiania dokumentów fiskalnych,
- poprawność działania modułu komunikacyjnego oraz - w kasach online - połączenia z Centralnym Repozytorium Kas,
- stan pamięci fiskalnej i chronionej,
- stan techniczny drukarki i mechanizmu drukującego,
- poprawność zapisów na paragonie fiskalnym.
W praktyce przegląd bywa okazją do wychwycenia problemów, zanim zatrzymają sprzedaż - zużytego mechanizmu drukującego czy słabnącej baterii podtrzymującej zegar.
Kara 300 zł i zwrot ulgi
Za niepoddanie kasy przeglądowi w wymaganym terminie naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości 300 zł. Kara dotyczy każdej kasy z osobna - przy pięciu stanowiskach kasowych bez przeglądu mówimy więc o pięciu karach.
Dotkliwsza bywa druga konsekwencja: obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy. Jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji podatnik nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, musi zwrócić odliczoną lub otrzymaną kwotę wydaną na zakup tego urządzenia.
| Sytuacja | Konsekwencja |
|---|---|
| Przegląd wykonany po terminie | Kara 300 zł za każdą kasę, decyzją naczelnika US |
| Brak przeglądu w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji | Dodatkowo zwrot ulgi na zakup kasy |
| Zgłoszenie w terminie, opóźnienie po stronie serwisu | Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia - to istotny dowód |
Sytuacje szczególne
Zawieszenie działalności
Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia automatycznie z pilnowania terminów. Jeżeli w czasie zawieszenia przypada termin przeglądu, obowiązek wraca w momencie wznowienia działalności - przegląd należy wykonać przed ponownym rozpoczęciem ewidencjonowania. Szczegóły zależą od okoliczności, więc przy dłuższym zawieszeniu warto to potwierdzić z księgowością.
Kasa nieużywana, ale zafiskalizowana
Sam fakt, że kasa stoi w magazynie i nie jest używana, nie kończy obowiązków - dopóki nie została z niej odczytana pamięć fiskalna i nie dopełniono formalności zakończenia pracy, pozostaje kasą podatnika.
Kilka kas w firmie
Każde urządzenie ma własny, niezależny termin liczony od jego fiskalizacji lub ostatniego przeglądu. Kasy kupione w różnych momentach będą miały różne daty - dlatego przy większej liczbie stanowisk warto prowadzić prostą tabelę z numerami unikatowymi i terminami. Jeśli obsługujemy Twoje urządzenia, przypominamy o zbliżających się przeglądach sami.
Najczęstsze pytania
Czy kasa sama przypomni o przeglądzie?
Część urządzeń wyświetla komunikat, ale nie jest to obowiązkowa funkcja i nie można na niej polegać. Odpowiedzialność za termin spoczywa na podatniku, niezależnie od tego, co pokazuje wyświetlacz.
Ile kosztuje przegląd?
Zależy od typu urządzenia i lokalizacji - to koszt rzędu kilkudziesięciu do ponad stu złotych za kasę. W każdym wariancie jest to kwota niższa niż kara 300 zł, nie mówiąc o zwrocie ulgi.
Zapomniałem o przeglądzie, minęło kilka tygodni - co robić?
Zgłosić przegląd niezwłocznie. Wykonanie go po terminie nie cofa podstawy do kary, ale zatrzymuje narastanie problemu - a przy dłuższej zwłoce urząd może nakładać karę wielokrotnie. Im szybciej, tym mniejsze konsekwencje.
Czy przegląd jest potrzebny także dla kasy online?
Tak. Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas nie zastępuje przeglądu - obowiązek dotyczy zarówno kas online, jak i starszych urządzeń z papierową lub elektroniczną kopią.
Kto odpowiada, jeśli serwis nie przyjechał na czas?
Formalnie obowiązek ciąży na podatniku, dlatego tak ważne jest zgłoszenie z wyprzedzeniem i zachowanie jego potwierdzenia. Data zgłoszenia bywa kluczowym argumentem w wyjaśnieniach przed urzędem.
Podsumowanie
Dwa lata od ostatniego przeglądu, 3 dni na realizację przez serwis, 300 zł kary za spóźnienie i ryzyko zwrotu ulgi w pierwszych trzech latach. Cała reszta to kwestia pilnowania terminu - najlepiej z miesięcznym zapasem i przypomnieniem w kalendarzu.
Serwisujemy kasy i drukarki fiskalne od lat - zobacz zakres obsługi urządzeń fiskalnych albo zgłoś przegląd. Sprzęt i akcesoria znajdziesz w naszym sklepie z kasami fiskalnymi.