Kasa online różni się od starszych urządzeń jedną rzeczą: wysyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Dla użytkownika oznacza to kilka nowych obowiązków, ale też mniej papierologii - znika obowiązek przechowywania rolek z kopiami paragonów.
Połączenie z CRK - co i kiedy się wysyła
Kasa online łączy się z Centralnym Repozytorium Kas automatycznie i przesyła dane o zdarzeniach: paragonach, raportach dobowych, zmianach w konfiguracji. Harmonogram przesyłania ustala repozytorium - urządzenie samo pyta o niego i stosuje się do odpowiedzi.
W praktyce oznacza to, że kasa musi mieć zapewniony dostęp do internetu - przez Wi-Fi, kabel albo modem GSM z kartą SIM. Wybór ma znaczenie: w sklepie z niestabilnym Wi-Fi pewniejsze bywa połączenie przewodowe, a przy stoisku mobilnym - GSM.
Jeśli kasa stoi na stałe w jednym miejscu, warto doprowadzić do niej kabel sieciowy zamiast polegać na Wi-Fi. Zrywające się połączenie generuje kolejkę niewysłanych dokumentów, a jej odblokowanie zwykle wymaga interwencji. Punkt kasowy to jedno z tych miejsc, które warto uwzględnić już przy planowaniu okablowania.
Co zrobić, gdy nie ma internetu
Chwilowy brak połączenia nie zatrzymuje sprzedaży - kasa pracuje dalej i kolejkuje dane, a po odzyskaniu łącza wysyła je automatycznie. Problem pojawia się dopiero przy trwałym braku możliwości połączenia.
Jeżeli zapewnienie łączności jest trwale niemożliwe (na przykład z powodu braku zasięgu w danej lokalizacji), przepisy przewidują ścieżkę wystąpienia do naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasu. To rozwiązanie wyjątkowe, wymagające wniosku - nie działa automatycznie i nie należy go traktować jak sposobu na uniknięcie podłączenia kasy.
Rosnąca kolejka niewysłanych dokumentów to sygnał, że coś jest nie tak z łącznością - a nie stan, który sam się naprawi. Jeśli kasa zgłasza problem z połączeniem przez dłuższy czas, warto zgłosić to do serwisu, zanim urządzenie zacznie sygnalizować blokadę.
Raport dobowy i miesięczny
Raport dobowy wykonuje się po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Jeżeli danego dnia nie było sprzedaży, raportu się nie wykonuje - kasa nie ma czego raportować.
Raport miesięczny sporządza się po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następnego.
W kasach online raporty również trafiają do repozytorium, ale nie zwalnia to z obowiązku ich wykonania - to podatnik inicjuje raport dobowy, nie system.
Paragon z NIP i faktura
To temat, który generuje najwięcej kosztownych pomyłek. Zasada: fakturę do sprzedaży zarejestrowanej na kasie można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie znalazł się NIP nabywcy. Numer musi być na paragonie w momencie sprzedaży - nie da się go dopisać później.
Jeżeli klient poprosi o fakturę do paragonu bez NIP, wystawienie jej wiąże się z sankcją po stronie sprzedawcy (dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze). Dlatego przy sprzedaży dla firm pytanie „czy potrzebna faktura?” powinno paść przed wydrukowaniem paragonu.
Warto przeszkolić w tym obsługę kasy - to jedna z najczęstszych przyczyn sporów z klientami biznesowymi i realnych strat finansowych.
Codzienna obsługa - lista kontrolna
- Rano: sprawdź, czy kasa ma połączenie z siecią i czy nie sygnalizuje zaległych transmisji.
- Przy sprzedaży dla firmy: zapytaj o NIP przed wydrukiem paragonu.
- Na koniec dnia: wykonaj raport dobowy.
- Do 25. dnia miesiąca: raport miesięczny za miesiąc poprzedni.
- Na bieżąco: pilnuj terminu obowiązkowego przeglądu technicznego - co 2 lata.
- Zawsze pod ręką: książka kasy - to w niej serwis odnotowuje przeglądy i naprawy.
Najczęstsze pytania
Czy muszę przechowywać rolki z kopiami paragonów?
Nie - kasy online zapisują kopie elektronicznie w pamięci chronionej i przesyłają dane do repozytorium. Znika obowiązek magazynowania rolek, który przy starszych urządzeniach zajmował sporo miejsca.
Czy kasa online przesyła dane o każdym paragonie od razu?
Nie zawsze natychmiast - częstotliwość wynika z harmonogramu ustalanego przez repozytorium. Dla użytkownika istotne jest, żeby kasa miała stały dostęp do internetu; resztą zajmuje się urządzenie.
Co jeśli pomylę się przy wystawianiu paragonu?
Paragonu fiskalnego nie da się anulować po wydrukowaniu. Oczywiste pomyłki oraz zwroty ujmuje się w odrębnych ewidencjach, do których dołącza się oryginał paragonu i opis zdarzenia. Warto mieć te ewidencje przygotowane, zanim będą potrzebne.
Czy mogę używać starej kasy z kopią papierową?
Zależy od branży - obowiązek wymiany na kasy online wprowadzano etapami dla kolejnych grup podatników. Jeśli nie masz pewności, w której grupie jesteś, sprawdź to z księgowością lub zapytaj nas - podpowiemy na podstawie rodzaju prowadzonej sprzedaży.
Czy kasę online mogę podłączyć przez telefon jako hotspot?
Technicznie tak, ale to rozwiązanie awaryjne. Przy stałym punkcie sprzedaży pewniejsze jest łącze przewodowe albo dedykowany modem z kartą SIM - hotspot znika razem z telefonem pracownika.
Podsumowanie
Kasa online wymaga trzech rzeczy: stałej łączności, dyscypliny przy raportach dobowych i uwagi przy paragonach dla firm. Reszta dzieje się automatycznie. Największe koszty generuje nie technika, lecz pomyłka z NIP-em na paragonie - i to na niej warto skupić szkolenie obsługi.
Dobieramy, fiskalizujemy i serwisujemy urządzenia fiskalne - sprawdź naszą ofertę lub zajrzyj do sklepu z kasami fiskalnymi.