Kopia zapasowa ma jedną miarę skuteczności: czy da się z niej odtworzyć dane, gdy będzie trzeba. Wszystko inne - harmonogramy, nośniki, oprogramowanie - jest środkiem do tego celu. Firmy, które tracą dane, zwykle backup miały; nie działał tak, jak zakładano, albo nikt tego nie sprawdził.
Na czym polega zasada 3-2-1
To najprostsza reguła, jaka się przyjęła w branży, bo odpowiada na trzy różne rodzaje awarii naraz:
- 3 kopie danych - oryginał plus dwie kopie zapasowe,
- 2 różne nośniki - na przykład dysk serwera i osobne urządzenie sieciowe (NAS), żeby awaria jednego typu sprzętu nie zabrała wszystkiego,
- 1 kopia poza siedzibą firmy - w chmurze albo na nośniku wywożonym poza biuro.
Ostatni punkt bywa pomijany, a chroni przed zdarzeniami, które nie mają nic wspólnego z informatyką: pożarem, zalaniem, kradzieżą sprzętu. Kopia leżąca obok serwera dzieli jego los.
| Zagrożenie | Co ratuje |
|---|---|
| Awaria dysku w serwerze | Druga kopia na innym urządzeniu |
| Skasowanie pliku przez pracownika | Kopia z wcześniejszego dnia (historia wersji) |
| Pożar, zalanie, kradzież | Kopia poza siedzibą |
| Ransomware szyfrujący dane | Kopia offline lub niemodyfikowalna |
Co właściwie kopiować
Typowa lista w małej i średniej firmie wygląda tak - i zwykle po jej sporządzeniu okazuje się, że backup obejmował połowę:
- bazy programów - handlowego, magazynowego, kadrowego (często najważniejsze dane w firmie),
- dokumenty na dysku sieciowym i w folderach użytkowników,
- poczta, jeśli jest pobierana na komputery, a nie trzymana na serwerze,
- pliki na komputerach pracowników - zwłaszcza laptopach, które wyjeżdżają z firmy,
- konfiguracje - ustawienia serwera, reguły firewalla, konfiguracja centrali telefonicznej,
- nagrania z monitoringu, jeśli mają wartość dowodową - z zastrzeżeniem okresu przechowywania opisanego w tekście o monitoringu a RODO.
Najczęściej pomijana pozycja to dane na laptopach. Kopia serwera bywa wzorowa, a projekt, nad którym ktoś pracował dwa tygodnie lokalnie, znika razem z dyskiem. Jeśli nie da się objąć laptopów backupem, przynajmniej wymuś zapisywanie pracy na dysku sieciowym lub w chmurze firmowej.
Ransomware, czyli dlaczego jedna kopia to za mało
Złośliwe oprogramowanie szyfrujące dane szuka również kopii zapasowych - i jeśli backup leży na dysku stale podłączonym do sieci, z pełnymi uprawnieniami zapisu, zostanie zaszyfrowany razem z resztą.
Dlatego przy planowaniu kopii warto zadbać o:
- kopię offline - nośnik fizycznie odłączany po wykonaniu backupu,
- albo kopię niemodyfikowalną - przechowywaną tak, by nie dało się jej nadpisać przez ustalony czas,
- osobne poświadczenia dla systemu backupu - konto administratora domeny nie powinno mieć dostępu do repozytorium kopii,
- historię wersji sięgającą wstecz - infekcja bywa wykrywana po kilku dniach, a wtedy najnowsza kopia jest już bezużyteczna.
Test odtwarzania - jedyny prawdziwy sprawdzian
Zielony status w panelu programu do backupu mówi tylko tyle, że zadanie się wykonało. Nie mówi, czy z tej kopii da się cokolwiek odzyskać. Dlatego raz na kwartał warto przeprowadzić próbne odtworzenie:
- wybierz losowy plik albo bazę sprzed kilku dni,
- odtwórz w miejscu testowym, nie na produkcji,
- sprawdź, czy dane się otwierają i są kompletne,
- zapisz, ile czasu zajęło całe odtworzenie.
Ten ostatni punkt bywa najbardziej pouczający. Odtworzenie kilkuset gigabajtów z chmury przez łącze o niskim uploadzie potrafi trwać kilkanaście godzin - dobrze wiedzieć o tym wcześniej niż w dniu awarii.
Ile danych możesz stracić
Zanim ustawisz harmonogram, odpowiedz na dwa pytania:
- Ile godzin pracy możesz stracić? Jeśli odpowiedź brzmi „maksymalnie jeden dzień”, kopia dzienna wystarczy. Jeśli „najwyżej godzinę” - potrzebujesz częstszych kopii przyrostowych.
- Jak długo firma wytrzyma bez tych danych? Jeśli bez systemu magazynowego sprzedaż staje po godzinie, sam backup to za mało - potrzebne jest też rozwiązanie skracające czas powrotu do pracy.
Te dwie liczby ustalają koszt rozwiązania. Backup dobowy na NAS z kopią do chmury to inna półka niż środowisko z bieżącą replikacją - i w większości firm ta pierwsza jest w zupełności wystarczająca.
Najczęstsze pytania
Czy dysk w chmurze (np. współdzielony folder) to backup?
Nie, to synchronizacja. Skasowanie albo zaszyfrowanie pliku natychmiast propaguje się do chmury. Backup ma historię wersji i możliwość cofnięcia się w czasie - synchronizacja z definicji odwzorowuje stan bieżący.
Czy RAID zastępuje kopię zapasową?
Nie. RAID chroni przed awarią pojedynczego dysku i pozwala pracować dalej, ale skasowany plik zniknie ze wszystkich dysków naraz, a ransomware zaszyfruje całą macierz. To dwie różne funkcje.
Jak długo przechowywać kopie?
Praktyczny schemat: kopie dzienne z ostatnich 2 tygodni, tygodniowe z ostatnich 2-3 miesięcy, miesięczne z roku. Przy danych podlegających obowiązkom przechowywania (księgowość, dokumentacja pracownicza) okresy wynikają z przepisów - ustal je z księgowością.
Czy backup można zautomatyzować w całości?
Samo wykonywanie kopii - tak, i tak powinno być. Automatyzacji nie podlega natomiast kontrola: ktoś musi reagować na nieudane zadania i okresowo testować odtwarzanie. Ten element najczęściej zawodzi w firmach bez opieki informatycznej.
Podsumowanie
Trzy kopie, dwa różne nośniki, jedna poza firmą - do tego historia wersji, jedna kopia poza zasięgiem sieci i kwartalny test odtwarzania. Ten zestaw broni się przed awarią sprzętu, błędem człowieka, zdarzeniem losowym i szyfrowaniem danych, czyli przed wszystkim, co realnie spotyka firmy.
Zajmujemy się kopiami zapasowymi w ramach stałej opieki informatycznej - zobacz, co obejmuje nasz serwis IT albo napisz do nas, a sprawdzimy, czy Twój obecny backup naprawdę zabezpiecza to, co powinien.